:: Alfresco. Caducidad de los documentos

Un caso bastante habitual en las implantaciones de Alfresco consiste en gestionar la caducidad de los documentos. Por ejemplo, si necesitásemos conocer los contratos que han caducado un posible planteamiento podría ser algo similar a esto:
.- Para gestionar la caducidad de los documentos podemos hacer uso del aspecto: "Efectividad", el cual nos permite especificar una fecha de inicio y fin para el documento. De esta manera, en el detalle de un documento, seleccionaremos la opción: "Gestionar aspectos"

.- En la lista de aspectos disponibles, seleccionaremos el comentado anteriormente y lo añadiremos.

.- En las propiedades del documento, podemos establecer ahora una fecha de inicio y fin. Tras especificar las fechas necesarias, pulsaremos sobre el botón "Guardar"

.- Para conocer los documentos (contratos para el caso que nos ocupa) caducados, podemos hacer uso del dashlet: "Búsqueda guardada"

De esta manera lo añadiremos en la opción: "Personalización del panel de inicio"

.- Una vez añadido debemos configurarlo como corresponda, en este caso: "cm:to:[MIN to NOW]"

.- Una vez configurado, este dashlet nos mostrará los documentos cuya fecha: "Vigente hasta" sea inferior a la fecha actual

:: Alfresco. Deshabilitar la opción de compartir "Quick Share"

En Alfresco es posible compartir un determinado documento para usuarios anónimos mediante el enlace mostrado en el detalle o propiedades del mismo.

De esta manera, podríamos copiar el enlace que nos ofrece Alfresco y remitirlo al interesado para que consulte el documento o también compartir en redes sociales.

En algunas implementaciones de Alfresco puede ser necesario que no exista esta opción de compartir un documento, para lo que será necesario deshabilitarlo a nivel del fichero: "alfresco-global.properties" añadiendo la siguiente línea:

### Deshabilitar la opción de compartir
system.quickshare.enabled=true

:: Alfresco. Restringir los tipos de fichero a subir

En algunas implantaciones de Alfresco es habitual que el cliente necesite restringir el tipo de ficheros permitidos a cargar.

Por ejemplo, en el caso de que los ficheros a restringir sean DLL's y ficheros ejecutables, podemos realizarlo de la siguiente manera (aunque no sea la más elegante).

Sobre la carpeta o carpetas necesarias, definiremos un javascript que será el encargado de hacer que "falle" la subida del fichero. Lo llamaremos: "com.netic360.restricted-file.js" y su contenido será:

throw "Formato no permitido";

A continuación, sobre la carpeta o carpetas necesarias definiremos dos reglas, una que se ejecute cuando el usuario trate de subir un fichero con extensión ".exe" y otra para el caso de ficheros con extensión ".dll".

La regla será como se muestra en la siguiente imagen:

La acción asociada a esta regla, será la ejecución del script definido anteriormente.

Otro posible javascript que podríamos utilizar, sería uno que borre el documento subido, por lo que el código que contendría el fichero ".js" sería:

document.remove;

:: Alfresco. Configuración del LDAP

La vinculación de la solución de Gestión Documental Alfresco -en su versión 5- con el LDAP (como en el resto de versiones) se realiza siguiendo los pasos siguientes:


1.- Debemos editar el fichero alfresco-global.properties ubicado en "Alfresco/tomcat/shared/classes"
2.- Añadiremos la siguiente configuración al fichero:

##LDAP
authentication.chain=alfinst:alfrescoNtlm,ldap1:ldap-ad
ntlm.authentication.sso.enabled=false
ldap.authentication.allowGuestLogin=false

ldap.authentication.userNameFormat=%s
#your login is the same like user name in windows
ldap.synchronization.active=true
ldap.authentication.java.naming.security.authentication=simple
ldap.authentication.java.naming.provider.url=ldap://xxxx.local/:389
ldap.authentication.defaultAdministratorUserNames=xxxx
ldap.synchronization.java.naming.security.principal=xxxx@xxxx.local
ldap.synchronization.java.naming.security.credentials=xxxxx
ldap.synchronization.userSearchBase=ou\=xxxx,ou\=xxxx,dc\=xxxx,dc\=xxxx

Tras configurar el ldap en este fichero y una vez guardados los cambios, procederemos a reiniciar el servicio.

Cuando el usuario acceda al login, el proceso de validación se realizará contra el directorio activo.

:: Alfresco. Editar documentos de Office en línea

Tras la instalación de Alfresco 5 (en nuestro caso la versión 5.0d) al intentar editar en línea un documento - por ejemplo de Microsoft Word - obtenemos el siguiente mensaje:

"Solicitud de protocolo remoto"

Pulsaremos el botón "Ejecutar Aplicación" y tras abrirse Microsoft Word obtendremos el mensaje:

"El acceso a este servidor está deshabilitado de forma predeterminada porque está controlado por autenticación básica y no usa Capa de Sockets Seguros (SSL). ¿Desea buscar posibles soluciones en el Centro de soporte técnico de Microsoft Office?"

Este mensaje ya nos da una idea de lo que podemos hacer, puesto que no podemos editar el documento.

Una posible solución, que nos ha funcionado con Alfresco 5.0d en Windows 7, es la descrita a continuación:
1.- Abrimos "regedit"

2.- Buscamos la entrada "HKEY_CURRENT_USER">"Software">"Microsoft">"Office" 

3.- En función de la versión de Office que tengamos instalada la carpeta podrá variar, en nuestro caso: "14.0" > "Common" > "Internet"

4.- Añadimos una nueva entrada al registro denominada: "BasicAuthLevel" y establecemos el valor "2"

5.- Probamos de nuevo a editar en línea el documento que tenemos en Alfresco y, si todo ha ido bien, este se abrirá correctamente para edición previa solicitud de las credenciales

6.- Procederemos a modificar el documento y guardarlo.

7.- Cerramos Microsoft Word y regresamos de nuevo a Alfresco, donde -desde la vista previa- podremos comprobar que el documento se ha modificado

Un vídeo donde se describe todo el proceso a seguir:

:: Alfresco. Ya está disponible la versión 5.1

La nueva versión de Alfresco ya está oficialmente disponible (Alfresco Community 201602 GA), coincidiendo con la liberación de Alfresco One 5.1.

Esta nueva versión incluye nuevas características como "carpetas inteligentes", fácil modelado del contenido, mejora en la integración con Microsoft Office, mejoras en la interface Share, nuevas funcionalidades en la administración de consolas, mejoras en la API, etcétera.

Más información:  https://goo.gl/cX1vSk

:: Alfresco. Cómo deshabilitar la cuenta de invitado

En una implantación del gestor documental Alfresco puede ser interesante deshabilitar la cuenta de invitado.
Una forma de llevar a cabo esta tarea es modificando el fichero: "alfresco-global.properties" añadiendo la siguiente línea:

alfresco.authentication.allowGuestLogin=false