:: Tip Alfresco. Obtener la relación de documentos bloqueados

Para obtener la relación de documentos bloqueados en Alfresco, una forma sencilla de lograrlo es haciendo uso del buscador. En este debemos especificar lo siguiente:

ASPECT:"cm:lockable"

Tras la búsqueda, obtendremos un listado de todos aquellos documentos que se encuentran bloqueados por algún usuario.

:: Alfresco. Aspecto: "Enviado por email" (TIP)

Dentro de Alfresco, disponemos de una regla de contenido que nos permite añadir un aspecto a por ejemplo: todos los documentos que entren en esta carpeta.
De esta manera, para estos documentos, se les añadirán los siguientes campos de sólo lectura (no son editables):

• De
• Fecha de envío
• Para
• CC
• Asunto

Si los documentos que subimos a nuestro Alfresco no son de tipo "eml", tendremos que generar un script que asigne la meta información oportuna. En el caso de que estemos utilizando la herramienta de importación: FileSystem Bulk Import, podríamos preparar un fichero de propiedades.

Si el fichero a subir se llama por ejemplo: "correo.html", nuestro fichero de propiedades deberíamos nombrarlo: "correo.html.metadata.properties".

El contenido de este último podría ser algo similar a lo siguiente:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE properties SYSTEM "http://java.sun.com/dtd/properties.dtd">
<properties>
  <entry key="cm:originator">noreply@gmail.com</entry>
  <entry key="cm:addressee">netic360@gmail.com</entry>
  <!--<entry key="cm:addressees">Impresora multifunción</entry>-->
  <entry key="cm:subjectline">Aceptación presupuesto: IN1213421435</entry>
  <entry key="cm:sentdate">2018-01-01</entry>
  <entry key="cm:description">Documento de tipo correo electrónico</entry>
</properties>

:: Alfresco. Añadir aspectos al UI

Desde la gestión de reglas de contenido de Alfresco, a veces necesitamos que se puedan llevar a cabo otras tareas distintas a las que aparecen en la interfaz de usuario.
Por ejemplo, si necesitamos que se puedan seleccionar un aspecto "Contabilizable", los pasos a seguir son los siguientes:
1.- Localizamos el fichero "share-config-custom-xml" ubicado en: "tomcat/shared/clases/alfresco/web-extension/"

2.- Editamos el fichero anterior, y añadimos los aspectos que necesitemos:

<!-- Aspects that a user can see -->
         <visible>
            <aspect name="cm:generalclassifiable" />
            <aspect name="cm:complianceable" />
            <aspect name="cm:dublincore" />
            <aspect name="cm:effectivity" />
            <aspect name="cm:summarizable" />
            <aspect name="cm:versionable" />
            <aspect name="cm:templatable" />
            <aspect name="cm:emailed" />
            <aspect name="emailserver:aliasable" />
            <aspect name="cm:taggable" />
            <aspect name="app:inlineeditable" />
            <aspect name="cm:geographic" />
            <aspect name="exif:exif" />
            <aspect name="audio:audio" />
            <aspect name="cm:indexControl" />
            <aspect name="dp:restrictable" />
            <aspect name="smf:customConfigSmartFolder" />
            <aspect name="smf:systemConfigSmartFolder" />
            <aspect name="cm:counter" />
            <aspect name="cm:hits" />
         </visible>

3.- Reiniciamos el servicio de Alfresco para comprobar que efectivamente ya nos aparecen a la hora de gestionar los aspectos

:: Alfresco. Caducidad de los documentos

Un caso bastante habitual en las implantaciones de Alfresco consiste en gestionar la caducidad de los documentos. Por ejemplo, si necesitásemos conocer los contratos que han caducado un posible planteamiento podría ser algo similar a esto:
.- Para gestionar la caducidad de los documentos podemos hacer uso del aspecto: "Efectividad", el cual nos permite especificar una fecha de inicio y fin para el documento. De esta manera, en el detalle de un documento, seleccionaremos la opción: "Gestionar aspectos"

.- En la lista de aspectos disponibles, seleccionaremos el comentado anteriormente y lo añadiremos.

.- En las propiedades del documento, podemos establecer ahora una fecha de inicio y fin. Tras especificar las fechas necesarias, pulsaremos sobre el botón "Guardar"

.- Para conocer los documentos (contratos para el caso que nos ocupa) caducados, podemos hacer uso del dashlet: "Búsqueda guardada"

De esta manera lo añadiremos en la opción: "Personalización del panel de inicio"

.- Una vez añadido debemos configurarlo como corresponda, en este caso: "cm:to:[MIN to NOW]"

.- Una vez configurado, este dashlet nos mostrará los documentos cuya fecha: "Vigente hasta" sea inferior a la fecha actual