:: Alfresco. Crear estructura de carpetas a partir de plantilla

En ocasiones es necesario crear un sitio en Alfresco con una estructura de carpetas predeterminada. Para ello, podemos crear en las "plantillas de espacio".


Los pasos a seguir son los siguientes:

1.- Seleccionaremos la opción "Repositorio" > "Diccionario de datos" > "Plantillas de espacio"

2.- Crearemos la estructura de carpetas correspondientes y le asignaremos un nombre

3.- Una vez creado el sitio correspondiente, y seleccionar la "biblioteca de documentos", pulsaremos sobre la opción "Crear" > "Crear carpeta a partir de plantilla"

4.- Seleccionaremos la plantilla configurada

Por ejemplo podemos crear una nueva plantilla para proyectos de calidad con la siguiente estructura:
1.- Manual y procedimientos
1.1.- Anexos: Mapa de procesos y política de calidad
1.2.- Procedimientos
1.3.- Instrucciones
1.4.- Procedimientos técnicos
1.5.- Protocolos
1.6.- Documentos y registros del manual
1.6.1.- Comunicaciones
1.6.2.- Documentación
1.6.3.- Formación
1.6.4.- Mantenimiento de infraestructuras
1.6.5.- No conformidades
1.6.6.- Evaluación del riesgo
1.6.7.- Organigrama
1.6.8.- Plan de calidad
1.6.9.- Proveedores
1.6.10.- Satisfacción del cliente
1.6.11.- Gestión medioambiental
1.6.12.- Seguridad y salud
1.6.13.- Indice del manual
1.6.14.- Histórico documentación

2.- Comisión de calidad

3.- Informes de auditoría

4.- Legislación y normativa

5.- Manual y procedimientos escaneados


La ventaja del uso de plantillas es que podemos definir los permisos y reglas necesarios sobre la estructura de carpetas de la plantilla, de forma que todos estos comportamientos se heredarán al crear un nuevo contenido basado en la plantilla.

:: Moodle Cloud

Si estás pensando en desarrollar o ya trabajas con Moodle, podemos disponer de un hosting gratuito con capacidad para 200MB y 50 usuarios, y llevar a cabo nuestras pruebas.

Para disponer de este alojamiento gratis, tan sólo tendremos que registrarnos y comenzar a disfrutar del mismo para nuestra plataforma de formación Moodle.

:: Alfresco. Deshabilitar la opción de compartir "Quick Share"

En Alfresco es posible compartir un determinado documento para usuarios anónimos mediante el enlace mostrado en el detalle o propiedades del mismo.

De esta manera, podríamos copiar el enlace que nos ofrece Alfresco y remitirlo al interesado para que consulte el documento o también compartir en redes sociales.

En algunas implementaciones de Alfresco puede ser necesario que no exista esta opción de compartir un documento, para lo que será necesario deshabilitarlo a nivel del fichero: "alfresco-global.properties" añadiendo la siguiente línea:

### Deshabilitar la opción de compartir
system.quickshare.enabled=true

:: Alfresco. Restringir los tipos de fichero a subir

En algunas implantaciones de Alfresco es habitual que el cliente necesite restringir el tipo de ficheros permitidos a cargar.

Por ejemplo, en el caso de que los ficheros a restringir sean DLL's y ficheros ejecutables, podemos realizarlo de la siguiente manera (aunque no sea la más elegante).

Sobre la carpeta o carpetas necesarias, definiremos un javascript que será el encargado de hacer que "falle" la subida del fichero. Lo llamaremos: "com.netic360.restricted-file.js" y su contenido será:

throw "Formato no permitido";

A continuación, sobre la carpeta o carpetas necesarias definiremos dos reglas, una que se ejecute cuando el usuario trate de subir un fichero con extensión ".exe" y otra para el caso de ficheros con extensión ".dll".

La regla será como se muestra en la siguiente imagen:

La acción asociada a esta regla, será la ejecución del script definido anteriormente.

Otro posible javascript que podríamos utilizar, sería uno que borre el documento subido, por lo que el código que contendría el fichero ".js" sería:

document.remove;

:: Alfresco. Cuotas de disco

En la solución de Gestión Documental Alfresco es posible establecer cuotas de disco para los usuarios, de forma que una vez superado este valor, los usuarios no podrán subir nuevos documentos.

Esta restricción se realiza desde la edición de la ficha de un usuario, estableciendo el valor oportuno en: "Cuota" (KB, MB, GB).

Es importante tener en cuenta que estas cuotas establecidas deben estar habilitadas a nivel de la instancia de Alfresco, por lo que en el fichero de configuración: "alfresco-global.properties" debe existir una línea:

system.usages.enables=true

Tras llevar a cabo esta modificación y reiniciar el servicio, estas restricciones tendrán efecto, ya que de lo contrario, aunque -para un usuario- hayamos establecido restricciones, este podrá subir toda la información sin límite alguno.

:: Tablero Scrum en MantisBT

Para integrar un tablero Scrum en nuestro "gestor de incidencias" Mantis, los pasos que seguiremos son los siguientes:

.- Procedemos a descargar el plugin siguiente:
https://github.com/mantisbt-plugins/scrum

.- Copiamos los fuentes en nuestra instalación de Mantis BT, bajo la carpeta "plugins"

.- Nos loguearemos en Mantis BT e iremos a la opción: "Administración" > "Administrar Plugins"

.- En la lista de plugins disponibles nos aparecerá el nuevo plugin añadido, por lo que pulsaremos sobre el enlace "Instalar"

.- Una vez instalado este plugin, nos aparecerá una nueva entrada de menú denominada "Scrum board"

.- Sobre los estilos css del plugin podríamos llevar a cabo modificaciones, de forma que integre visualmente con nuestra instalación de Mantis BT

El aspecto del tablero Scrum en nuestra instalación de Mantis sería algo similar a esto:

:: Tip Alfresco. Buscar todos los usuarios

A menudo, una pregunta recurrente en Alfresco es cómo buscar u obtener la relación completa de usuarios definidos.
Normalmente se tiende a utilizar el carácter "*", no devolviendo ningún resultado.

Los caracteres que debemos utilizar son:
\* (caracter escapado)
%

El carácter más ampliamente utilizado es "%" por lo que al añadirlo en el cajetín de búsqueda de los usuarios, obtendremos la relación de aquellos definidos en el sistema.